Cuando los sistemas no coinciden

Un sistema muestra un importe.

Otro sistema muestra uno diferente.

Comienza entonces una investigación que puede involucrar archivos, reportes, interfaces, operaciones manuales y varias personas intentando explicar dónde se produjo la diferencia.

En muchas organizaciones esta situación se repite periódicamente.

Y aunque el problema se manifieste entre dos sistemas, su origen no necesariamente está en ninguno de ellos.

Una diferencia es un síntoma

Los sistemas forman parte de un recorrido más amplio de información.

Antes de que un número llegue a un reporte final, puede haber atravesado:

datos de origen → reglas de negocio → interfaces → transformaciones → archivos → procesos manuales → controles → reporting.

Una diferencia puede generarse en cualquiera de esos puntos.

Por ejemplo, dos sistemas pueden utilizar diferentes fechas de corte.

Una interfaz puede no procesar determinadas operaciones.

Una regla puede haber cambiado en un sistema y permanecer igual en otro.

Un archivo manual puede introducir una transformación adicional.

Una operación puede quedar pendiente de procesamiento.

O dos equipos pueden estar aplicando criterios distintos sobre la misma información.

Por eso, comparar solamente el resultado final puede decirnos que existe un problema, pero no necesariamente explicar por qué existe.

Seguir el dato hasta su origen

Cuando una diferencia es recurrente, una pregunta útil es:

¿Podemos reconstruir el recorrido del dato de extremo a extremo?

Eso implica identificar:

• dónde nació;
• qué sistema lo registró primero;
• qué transformaciones recibió;
• qué interfaces atravesó;
• qué reglas fueron aplicadas;
• qué intervención manual existió;
• qué controles se ejecutaron;
• y cómo terminó formando parte del resultado final.

Esta trazabilidad permite dejar de perseguir diferencias individualmente y comenzar a comprender el patrón que las genera.

Reconciliar no debería significar investigar lo mismo todos los meses

Una reconciliación es un control fundamental.

Pero cuando gran parte del esfuerzo mensual consiste en explicar reiteradamente las mismas categorías de diferencias, el problema puede no estar únicamente en la reconciliación.

Puede existir una oportunidad para rediseñar el proceso que ocurre antes de ella.

Una buena reconciliación no debería limitarse a detectar que algo no coincide.

También debería ayudar a distinguir:

• diferencias esperadas;
• excepciones reales;
• errores de procesamiento;
• problemas estructurales;
• y situaciones que requieren investigación.

Cuanto mejor esté diseñado el proceso, mayor capacidad tendrá el equipo para concentrarse en las excepciones relevantes en lugar de revisar manualmente toda la población.

Del síntoma a la causa

En GUBLAN partimos de una premisa:

el lugar donde aparece el problema no siempre es el lugar donde se originó.

Por eso analizamos:

Origen → recorrido → proceso → sistemas → controles → resultado.

El objetivo no es simplemente conseguir que dos números coincidan.

Es comprender por qué deberían coincidir, bajo qué condiciones pueden no hacerlo y qué controles deberían permitir explicar cualquier diferencia.

Confiar en los números requiere trazabilidad

Una organización puede tener sistemas sofisticados y aun así encontrar dificultades para confiar plenamente en determinada información.

La confianza no depende únicamente de la tecnología.

También depende de poder responder:

• ¿De dónde salió este número?
• ¿Qué ocurrió con el dato antes de llegar aquí?
• ¿Qué controles garantizan su integridad?
• ¿Podemos explicar sus diferencias?

Cuando esas preguntas tienen respuestas claras, Finanzas gana algo más importante que una reconciliación correcta:

gana control sobre la información.